PowerPoint 必勝簡報 原則154：「提案型」╳「分析型」兩大類簡報一次攻克！ PowerPoint資料作成プロフェッショナルの大原則

作者簡介

松上純一郎

　　同志社大學文學部畢業、神戶大學研究所修畢、英國University of East Anglia碩士課程修畢。

　　於美國戰略顧問公司「Monitor Group」負責外資製藥企業的行銷、擬定經營與國內企業進軍海外的戰略。之後於NGO服務，在Alliance Forum財團負責支援企業進軍新興國家的計畫（如：孟加拉與尚比亞的太陽能面板計畫、營養食品開發專案）以及營養改善專案。

　　目前為株式會社Rubato董事長，對企業提供中期事業計畫與其他諮詢服務。此外，從2010年開始主辦個人簡報製作講座，希望透過過往的諮詢經驗，傳授學員提案與讓人採取行動的技巧，這已是隨時有人等著候補的超人氣講座。此外，也針對企業提供研修服務，希望進一步推廣商務人士所需的技巧。

　　著作：《透過練習題學習！讓人採取行動的簡報製作方法》（暫譯；日本經濟新聞出版社）。

譯者簡介

許郁文

　　輔仁大學影像傳播學系畢業。因對日文有興趣，於東吳日語教育研究所取得碩士學位。曾擔任日商多媒體編輯、雜誌日文採訪記者，現職為專職譯者。

前言
本書使用方式
本書範例
 
第1章  PowerPoint簡報製作
邏輯的大原則
大原則  資料製作是商場人士的「必備技巧」
原則001  資料製作是商場人士必備的技巧
原則002  不擅長英語的亞洲人更該運用簡報溝通
原則003  以PowerPoint 製作簡報的壓倒性優勢
原則004  沒有公司會教你製作正確的PowerPoint資料
原則005  簡報資料不等於書面資料
原則006  簡報分成「提案型」與「說明型」兩種
大原則 製作「讓人採取行動」、「能獨立閱讀」、「迅速完成」的資料，是非常重要的關鍵
原則007 每天的工作就是一連串「讓人採取行動」的任務
原則008  製作「讓人自動自發」的簡報
原則009 利用「能獨立閱讀的資料」打造自己的分身
原則010  製作「能獨立閱讀的資料」的五大重點
原則011  讓作業「更有效率」，「迅速」完成資料
原則012  「迅速完成」資料與「提升資料的品質」
 
第2章  PowerPoint簡報製作
作業環境的大原則
大原則  重現外資顧問的「作業環境」
原則013  利用快速存取工具列「加速作業」
原則014 快速存取工具列要將「常用功能」配置在右側
原則015  用「4個方法」就能記住27個快捷鍵
原則016  利用Ctrl、Shift、Alt進一步加速作業   
 
第3章  PowerPoint簡報製作
目的設定的大原則
大原則  透過「4大步驟」設定簡報的目的
原則017  STEP①分析「接收訊息的對方」
原則018  ②設定「希望對方採取的行動」
原則019  ③分析「對方眼中的自己」
原則020  ④決定「要傳遞的內容」
 
第4章  PowerPoint簡報製作
安排故事線的大原則
大原則  STEP1 決定「投影片架構」
原則021  透過「背景」元素說明資料的重要性
原則022  在「課題」的部分說明問題
原則023  在「解決方案」的部分解決課題
原則024  在「效果」的部分說明解決方案實施之後的結果
原則025  根據背景、課題、解決方案、效果編排「投影片架構」
原則026  一定要在開頭加註「概要」，並在結尾加上「結論」
大原則  STEP2  設定「投影片標題」與「投影片導言」
原則027  投影片標題必須「零主張」與「簡潔」
原則028  投影片導言必須在50個字之內說完「主張」
大原則  STEP3  決定「投影片類型」
原則029  投影片類型可從「條列式」、「圖解」、「圖表」三者之中選擇
 
第5章  PowerPoint簡報製作
蒐集資訊的大原則
大原則  建立蒐集資訊所需的「假說」
原則030  利用入門書完成建立假說的「準備」
原則031  了解「詳盡資訊型」與「佐證型」的投影片資訊
原則032  透過「邏輯樹」理解投影片資訊
原則033  利用「框架」建立假說
原則034  建立投影片資訊的假說①「商業框架」
原則035  建立投影片資訊的假說②「時間軸」
原則036  建立投影片資訊的假說③「加法」、「乘法」
大原則  掌握重點，「有效率地」蒐集資訊
原則037  蒐集資訊先從「打聽」開始
原則038  蒐集資訊從訂立「計畫」開始再「執行」
原則039  在網路搜尋時，指定「檔案格式」
 
第6章  PowerPoint簡報製作
建立骨架的大原則
大原則  善用編排版面的「投影片母片」
原則040  「投影片版面」只保留兩張
原則041  追加「投影片標題」與「投影片導言」
原則042  追加「企業標誌」、「出處」「投影片編號」
原則043  利用「輔助線」清楚標示投影片的使用範圍
原則044  在「大綱」放入Word的大綱
大原則  建立資料核心的「標題」、「概要」、「目錄」、「結論」
原則045  製作「標題」、「目錄」的投影片
原則046  製作「概要」、「結論」投影片
 
第7章  PowerPoint簡報製作
設定規則的大原則
大原則  理解版面的「法則」
原則047  投影片的閱讀順序為「由左至右」、「從上至下」
原則048  投影片可切割成「二分割」或「四分割」的版型
大原則  文字的最高原則為「方便閱讀」，裝飾是「多餘的」
原則049  字型就選「微軟正黑體」
原則050  文字顏色挑選「深灰色」
原則051  文字大小就設定「14pt」
原則052  使用「底線」與「矩形」這兩種小標
大原則  利用箭頭控制「讀者的視線」
原則053  箭頭就使用「肘形單箭頭」
原則054  利用「三角形箭頭」說明整體流程
大原則  圖案可「簡約呈現」資訊與概念
原則055  具體資料以「矩形」呈現，抽象資料以「橢圓形」呈現
原則056  艱澀難懂的資料使用「銳角」，較易理解的資料使用「圓角」
原則057  不要在圖案套用「陰影」
原則058  讓圖案的留白降至最低
原則059  圖案的「垂直與水平」位置要對齊
大原則  感性無用！配色是有「規則」的
原則060  以「色相環」決定配色
原則061  根據「印象」決定配色
原則062  背景請務必設定為「白色」
原則063  圖案不要使用「原色」
大原則  在投影片套用「規則」
原則064  利用「投影片製作規則表」達到最佳生產效能
原則065  利用「預設圖案設定功能」自動套用格式
 
第8章  PowerPoint簡報製作
條列式的大原則
大原則  條列式從「拆解」開始
原則066  條列式資料要先「拆解再製作」
原則067  條列式資料遵守「單句」、「40個字之內」的規則
原則068  條列式資料要以「動詞」或「名詞」結尾
原則069  利用「數字」墊高條列式資料的說服力
原則070  條列式資料可整理成「三個項目」
原則071  條列式資料要依照「重要度」、「時間軸」、「種類」排列順序
大原則  條列式資料的「階層構造」是核心
原則072  條列式的階層「僅限三層」
原則073  以「前因後果、細節、實例」這三種模式建立階層
原則074  下層要有「多個項目」
原則075  透過條列式說明「邏輯結構」
大原則  建立條列式資料的「流程」
原則076「自動」完成條列式資料
原則077  自訂「要點」
原則078  利用「尺規」調整條列式資料的位置
原則079  條列式資料的行距應為「6～12pt」
原則080  利用「小標」克服條列式資料的弱點
 
第9章  PowerPoint簡報製作
圖解的大原則
大原則  基本圖解共有「6種」可以選擇
原則081  將「邏輯樹」的內容轉化成圖解
原則082  以「時間順序」與「因果關係」選擇圖解
原則083  基本圖解①  萬能的「列舉型」
原則084  基本圖解②  說明全貌的「背景型」
原則085  基本圖解③方便擴散的「擴散型」
原則086  基本圖解④彙整的「匯流型」
原則087  基本圖解⑤有順序的「流程型」
原則088  基本圖解⑥會循環的「旋轉型」
大原則  從「6種」圖解選出適用類別
原則089  應用圖解①改善與向上的「上昇型」
原則090  應用圖解②用於比較的「對比型」
原則091  應用圖解③整理資訊的「矩陣型」
原則092  應用圖解④整理詳細資訊的「表格型」
原則093  應用圖解⑤釐清定位的「四象限型」
原則094  應用圖解⑥說明計畫的「甘特圖型」
大原則  圖解可透過3步驟「有效率地」製作
原則095  STEP①製作「圖案模組」
原則096  STEP②調整圖案的「位置」
原則097  STEP③輸入圖解的「文字」
大原則  利用「強調圖解」增加張力
原則098  圖解的強調色可從「色相環」選擇
原則099  以「投影片導言」決定要強調的圖解內容
原則100  利用「兩個步驟」強調圖解的文字
原則101  利用「重點色」強調圖景的小標
原則102  利用「背景色」強調圖解的範圍
大原則  利用「追加的表現」讓圖解更簡單易懂
原則103  在圖解追加「評價」
原則104  利用「插圖」讓圖解的內容變得更具視覺效果
原則105  插圖要以「圖示」營造一致性
原則106  插圖要以「背景透明」的方式使用
原則107  利用3項規則「配置」插圖
原則108  照片要以維持「長寬比」的方式「縮放」
 
第10章  PowerPoint簡報製作
圖表的大原則
大原則  從「5種圖表」選擇圖表
原則109  透過「指南」選擇圖表
原則110  比較明細的「堆疊直條圖」
原則111  比較數量的「橫條圖」
原則112  利用高度說明變化的「直條圖」
原則113  說明增減或趨勢的「折線圖」
原則114  說明原因與結果的「散佈圖」
大原則  根據「比較種類」選擇圖表
原則115  「項目比較」的情況可從3種圖表挑選適當的圖表
原則116  「時間軸比較」可選擇3種圖表比較
原則117  「頻率分佈比較」使用直條圖是基本原則
原則118  比較與使用圖表的「指南」
大原則  圖表的說服力會因「外觀」改變
原則119  圖表只放「重要資料」
原則120  圖表的資料可依照「大小」、「重要度」、「種類」排列
原則121  統一多個圖表的「資料排列順序」
原則122  利用「複合圖表」呈現兩種資料
大原則  利用「強調 」讓圖表的易讀性更上一層樓
原則123  利用「顏色與箭頭」強調個別資料
原則124  利用「背景」強調多筆資料
原則125  利用「箭頭」強調增減傾向
原則126  利用「輔助線」與「箭頭」強調資料的差距
原則127  利用「文字」呈現強調的動機
大原則  「整理」圖表的重要元素
原則128  消除「格線」，追加「資料標籤」
原則129  若使用多個圖表要先「統一軸刻度」再比較
原則130  圖例利用「文字方塊」自行製作
原則131  確認製作圖表之際的「5個注意事項」
 
第11章  PowerPoint簡報製作
統一流程的大原則
大原則  讓「資料流程」變得簡單易懂
原則132  在每個區間插入「目錄投影片」
原則133  利用「麵包屑導覽」說明整體流程
原則134  於「單張投影片」說明資料概要
原則135  在每張投影片之間的「顏色與順序」要統一
原則136  在投影片之間插入「重複的小標」
大原則  營造整體資料的「一致性」
原則137  利用「取代」功能統一字型
原則138  利用「複製格式」功能統一格式
原則139  利用「取代」功能統一用字遣詞
原則140  利用「變更圖案」功能統一圖案
 
第12章  PowerPoint
講義與簡報的大原則
大原則  外資顧問也很重視「講義」的製作步驟
原則141  透過「檢查表」檢查預列印資料
原則142  講義要以「2張投影片／1頁」的格式列印
原則143  講義以「灰階」列印
大原則  外資企業顧問的「資料說明、簡報」技巧
原則144  替內容訂立優先順位
原則145  提及「頁碼」，吸引聽眾注意力
原則146  讓投影片放映瞬間「開始」
原則147  利用「白畫面」吸引注意力
原則148  瞬間切換到要顯示的投影片
原則149  「隱藏」桌面的圖示
原則150  利用「超連結」跳躍至其他檔案
大原則  交付資料檔案的絕招
原則151  圖片可在「壓縮」之後，縮小檔案容量
原則152  重要的文件要加上「密碼」
原則153  確認檔案的作者
原則154  在電子郵件附註「附加檔案的說明」
 
附錄01  資料製作檢查表
附錄02  範本檔案的使用方法
附錄03  參考投影片（健身房Rubato）
附錄04  參考文獻
 
後記